Co to znaczy „workflow”
Workflow to konkretny ciąg czynności, które wcześniej robił człowiek, a po wdrożeniu robi system. Przykłady, które już zbudowaliśmy lub często budujemy:
Sprzedaż
- Lead z formularza na stronie → wpis do CRM (Pipedrive/HubSpot/SalesForce) → przypisanie do sprzedawcy wg branży/lokalizacji → automatyczny e-mail powitalny → 24h notyfikacja jeśli nie ma kontaktu
- Oferta przygotowana w PDF → automatyczny tracking otwarć → notyfikacja Slack gdy klient otworzył 3+ razy
- Sygnały z Linkedin Sales Navigator → enrichment przez Apollo → propozycja DM po polsku
Faktury i księgowość
- E-mail od podwykonawcy z fakturą PDF → OCR → walidacja kwot → wpisanie do Comarch/iFirma/wFirma → ścieżka akceptacji → płatność w terminie
- Faktura sprzedażowa wystawiona w iFirma → automatyczne wysłanie do klienta → przypomnienie po 7/14/21 dniach jeśli nieopłacona → eskalacja do dyrektora
Customer support
- Ticket przychodzi przez kontakt formularza/maila → klasyfikacja AI (urgency + topic) → routing do odpowiedniej osoby → SLA tracking
- FAQ AI agent na chatcie → eskalacja do człowieka jeśli pytanie poza zakresem → log do CRM
HR i rekrutacja
- CV przychodzi → parsing → screening AI wg kryteriów stanowiska → ranking → notyfikacja recruitera tylko top 5
- Onboarding nowego pracownika → automatyczne tworzenie kont (Slack, Google, etc.) → wysłanie welcome packu
Operacje (e-commerce, hurtownia)
- Zamówienie z Allegro → konwersja na fakturę → utworzenie etykiety kurierskiej → notyfikacja klientowi → trackingu w jednym miejscu
- Stany magazynowe synchronizacja Comarch ↔ Allegro ↔ IdoSell co 15 minut
To są przykłady. Konkretny workflow uzgadniamy w audycie.
Cena — od czego zależy
Build kosztuje 8–40 000 PLN netto zależnie od:
- 8–12k PLN — prosty workflow (3-5 kroków, 1 system docelowy, gotowe API). Przykład: lead z formularza → CRM → notyfikacja Slack
- 15–22k PLN — średni workflow (8-12 kroków, 2-3 systemy, AI w środku). Przykład: faktura PDF → OCR + AI klasyfikacja → walidacja → Comarch → akceptacja
- 25–40k PLN — złożony workflow (10+ kroków, custom integration, edge cases). Przykład: pełen flow sprzedaży B2B z Apollo + LinkedIn + CRM + Slack + AI scoring
Co podnosi cenę:
- Brak API w jednym z systemów (musimy robić workaround przez webhooks albo Selenium)
- Duża ilość edge cases („ale jak klient pisze faktura na rękę…”)
- Wymóg compliance (GDPR audit, AI Act dla high-risk)
- Real-time wymagania (workflow musi reagować w <1 minuty zamiast w 15 minut batch)
Co obniża cenę:
- Klient ma już dobrze zdefiniowany proces (gotowy SOP w Notion)
- Stack to popularne narzędzia z dobrymi API (Pipedrive, HubSpot, Slack, Google Workspace, Microsoft 365)
- Zaczynamy od audytu — wtedy już znamy 80% szczegółów
Stack i platformy
n8n self-hosted (priorytet) — najlepsze dla:
- Workflow które robicie regularnie (n8n self-hosted = brak limitów executions)
- Integracje custom (n8n umożliwia code nodes w JS/Python)
- Klienci wrażliwi na koszty (jeden raz hostowany VPS ~$15/mo zamiast n8n Cloud $50+/mo)
n8n Cloud — klienci którzy nie chcą zarządzać żadnym serwerem; workflow z niską częstotliwością.
Make.com — klienci już używający Make; bardzo skomplikowane multi-step workflow z routing logic; workflow z dużą ilością error handling.
Zapier — najprostsze 3-5 step workflow gdy klient nie chce nikogo nowego onboardować; workflow gdzie liczy się czas-do-deployment.
W audycie rekomendujemy konkretną platformę dla Waszego case.
Plan buildu (4–8 tygodni)
Tydzień 1 — Discovery & design
60-min kickoff call z key stakeholders. Detail workflow w Miro (krok-po-kroku, edge cases, error states). Lista wymaganych credentialsów i dostępów. Dokument projektowy (Notion) — od tej chwili Wasz reference.
Tydzień 2–3 — Build w sandboxie
Workflow składamy w testowym środowisku (n8n test instance lub Make scenario). Dane przykładowe — mock JSON, fixture data. Codzienne 15-minutowe standupy z klientem (Loom video).
Tydzień 4 — Integration testing
Łączymy z Waszymi prawdziwymi systemami. Testujemy na realnych danych. Identyfikacja edge cases (co jeśli faktura ma 0 PLN? Co jeśli klient ma 2 maile? Co jeśli system jest down?).
Tydzień 5–6 — UAT i polishing
User Acceptance Testing z osobami, które będą tego używać codziennie. Polishing UX (notyfikacje, error messages po polsku, dokumentacja). Quality gate: error handling każdego kroku, monitoring, fallbacks.
Tydzień 7–8 (opcjonalnie) — Production rollout
Migracja do produkcji w określonym oknie. 2h szkolenie zespołu (Loom + live Q&A). Dokumentacja gotowa w polskim Notion. 30-dniowy hypercare — każdy bug fix gratis.
Hypercare i co dalej
Pierwsze 30 dni post-launch: wszelkie bugfixy gratis, codzienna kontrola Slack alerts czy workflow działa, iteracja na podstawie feedback Waszego zespołu.
Po 30 dniach: wchodzicie na retainer — 2–12k PLN/mo zależnie od wielkości. Albo workflow działa samodzielnie, zostawiamy dokumentację, returns gratis przy poważnych awariach.
Dla kogo nie
- Procesy które dzieją się raz na pół roku — automatyzacja nigdy się nie zwróci
- Procesy o bardzo niskiej wartości godzinowej (np. jednorazowe kopiowanie 50 wpisów raz w roku — zrób to ręcznie w Excelu)
- Procesy gdzie krytyczna jest osoba ludzka (np. kontakt z klientem premium — automatyzacja może bolić relację)
FAQ
Co jeśli za 6 miesięcy zmienicie nasz CRM?
Workflow jest modułowy. Zmiana docelowego systemu = przepisanie 1-2 nodów (~3-5h pracy). Robimy to w ramach retainera.
Czy w workflow można dodać AI?
Tak — i to jest często sens. AI w środku workflow (klasyfikacja, generowanie opisu, suggestowanie odpowiedzi) używa OpenAI/Claude API. Koszty AI to ~$10–50/mo per workflow zależnie od volume.
Co z RODO?
Każdy workflow ma flow danych zaprojektowany tak, że dane wrażliwe nie wychodzą z UE (jeśli używamy modelu europejskiego — Anthropic ma datacenter w UK, OpenAI w USA z DPA). W audycie sprawdzamy compliance.
Jak długo trzeba czekać między audytem a startem buildu?
Typowo 1-2 tygodnie. Audyt kończy się w piątek prezentacją, w poniedziałek następnego tygodnia podpisujemy umowę na build, w 3-cim tygodniu kickoff. Tempo zależy od Waszej decyzyjności.