Po co retainer
Większość klientów po wdrożeniu workflow / agenta zostaje na retainer. Powody:
-
Workflow w produkcji nie jest „set and forget” — co kilka tygodni coś się zmienia: API klienta, cena gazu, struktura faktur, polskich znaków w mailach. Bez retainera musicie sami diagnozować i fixować.
-
Zespół rośnie — co miesiąc dochodzi nowy pracownik, który potrzebuje onboardingu na waszych systemach. Retainer to obejmuje.
-
Pomysły rosną — po pierwszym workflow widzicie 5 kolejnych do zrobienia. Drobne (do 20h pracy/mies) wchodzą w retainer, większe negocjujemy osobno.
-
Single source of truth — kiedy coś się psuje, dzwonicie do nas, nie do 3 różnych dostawców (n8n, OpenAI, Comarch). My ogarniamy zewnętrzne integracje.
Trzy tiery retainera
Starter · 2 000 – 4 000 PLN / mo
Dla 1 wdrożonego workflow, małej firmy (do 30 osób), niskiego volume (do 1000 executions / mo).
Co dostajecie:
- Monitoring uptime + alerty
- Bug fixes (jeśli coś się zepsuje, fixujemy w 1-2 dni)
- 4 godziny pracy / mo na drobne zmiany
- Reaktywny support (e-mail / Slack channel)
- Quarterly check-in call
Standard · 5 000 – 7 000 PLN / mo
Dla 2-4 wdrożonych workflow / 1 agent + workflow, średniej firmy (30-100 osób), średniego volume (1000-10000 executions / mo).
Co dostajecie:
- Wszystko z Starter
- 12 godzin pracy / mo na drobne zmiany lub nowe workflow
- Proactive monthly review (raport: co działa, co nie)
- 2h response time w godzinach roboczych
- Dedicated Slack channel z trenerem AIBRON
Pro · 8 000 – 12 000 PLN / mo
Dla 5+ wdrożonych workflow / multiple agentów, większej firmy (100-300 osób), wysokiego volume (10000+ executions / mo), wymagań compliance / SLA.
Co dostajecie:
- Wszystko z Standard
- 25 godzin pracy / mo
- 1h response time w godzinach roboczych
- Cotygodniowy 30-min check-in call
- Priority bug fixes (same day)
- Quarterly strategy session — gdzie iść z AI dalej
Co NIE wchodzi w retainer
- Większe nowe workflow (więcej niż 20h pracy) — wycena osobno jako mini-build
- Nowe wdrożenie agenta AI — to jest osobny projekt z Agentów AI
- Custom development poza n8n/Make/AI tooling
- 24/7 on-call / weekend support — możliwe za extra ($300/wk premium)
Kiedy wypowiedzieć retainer (i jak)
Każdy retainer ma 30-dniowe wypowiedzenie z dowolnego powodu. Procedura:
- E-mail na karol.krawczyk@aibron.pl: „Chcemy zakończyć retainer od daty X”
- W ciągu 30 dni robimy hand-over — dokumentacja Waszych workflow w czystym Notion, dostęp do wszystkich systemów, kontakty do zewnętrznych dostawców (n8n, OpenAI, hostingu)
- Po 30 dniach faktura końcowa, retainer zamknięty
Retainer to nie pułapka. Klient zostaje tak długo, jak ma realne potrzeby — krótko albo długo po projekcie, jak mu wygodnie. Wypowiedzenie z 30 dni przyjmujemy bez pytań i bez negocjacji.
ROI retainera
Bez retainera:
- Workflow działa średnio 6-9 miesięcy zanim coś się zepsuje
- Diagnostyka + fix własnymi siłami: 2-3 dni czasu Waszego dewelopera albo external freelancera (5-10k PLN)
- Per rok ~2 takie incydenty = 10-20k PLN niespodzianek
Z retainerem:
- Stabilny koszt 5-10k PLN/mo, 60-120k PLN/rok
- Zero niespodzianek
- Plus: dochodzi 5-10 nowych workflow w roku w ramach retainera (vs 0 bez retainera)
Decision frame: jeśli AI jest dla Was strategiczne, retainer się opłaci. Jeśli to jednorazowa sprawa (jeden workflow, „set and forget”) — możecie nie brać retainera.
FAQ
Co jeśli macie więcej godzin niż wykorzystujecie?
Niewykorzystane godziny przechodzą na następny miesiąc — bank godzin do 50% retainer. Czyli jeśli płacicie 12h/mo i nie wykorzystacie żadnej, nie tracicie ich, ale też nie kumulują się w nieskończoność.
Czy retainer obejmuje koszty zewnętrzne (OpenAI, hosting)?
Nie. Te koszty (LLM API, n8n hosting, ElevenLabs) idą bezpośrednio do dostawców, na ich faktury. My zarządzamy w Waszym imieniu (mamy dostęp do logów, pomagamy optimizować), ale faktura przychodzi do Was.
Czy mogę przekonwertować retainer na project-based?
Tak. Niektórzy klienci po roku retainera mówią „OK, teraz mamy 5 workflow stabilnych, nie potrzebujemy retainera, ale raz na 6 miesięcy chcemy dodać 1-2 nowe — wtedy płacimy”. Akceptujemy. Dostajecie SLA pierwszego kontaktu w 5 dni od zgłoszenia.
Co jeśli prowadzący konsultant się rozchoruje albo wyjedzie?
Mamy buffer kompetencyjny:
- Każdy retainer prowadzi 1 główny konsultant + 1 backup, oboje znają Wasze workflow od onboardingu
- Dokumentacja workflow jest na tyle dobra, że nowy człowiek z zespołu może przejąć sprawę w 4h
- W przypadku poważnej absencji obu (>1 tydzień) — pełna pauza retainera + refund pro-rata
Płacicie retainer z góry czy z dołu?
Z góry, na początek miesiąca. Faktura wystawiona w dniu 25-tym poprzedniego miesiąca, płatne 14 dni.